Ako môžu IT tímy podporovať bezpečnostne uvedomelú kultúru

Tieto osvedčené postupy vám môžu pomôcť pri školení zamestnancov, ako bezpečnejšie zdieľať súbory.

Príprava zamestnancov na správne zdieľanie súborov a pochopenie bezpečnostných osvedčených postupov je zodpovednosťou každého IT oddelenia. Aby ste predišli únikom a narušeniam údajov, je nevyhnutné školenie vašich kolegov o tom, ako zdieľať súbory bezpečnejšie. V tomto článku sa budeme venovať niektorým z najlepších metód, ako učiť zamestnancov zdieľať súbory bez ohrozenia údajov.

Riziká nebezpečného zdieľania súborov

Zdieľanie súborov je skvelým spôsobom spolupráce a komunikácie s kolegami, klientmi a partnermi. Ak však nie je vykonané bezpečne, môže predstavovať riziko. Nebezpečné zdieľanie súborov môže vystaviť vaše údaje hackerom, konkurentom alebo iným osobám so zlomyseľnými úmyslami.

Medzi riziká nebezpečného zdieľania súborov patria:

• Úniky údajov: Ak zdieľate súbory prostredníctvom nezašifrovaných alebo slabo zašifrovaných protokolov, ako sú FTP alebo HTTP, ktokoľvek ich môže zachytiť a získať prístup k vašim údajom. To môže viesť k odcudzeniu údajov, krádeži identity alebo ransomwérovým útokom.

• Právne a regulačné problémy: Ak zdieľate súbory bez správnej kontroly prístupu alebo auditu, môžete poskytnúť údaje neoprávneným osobám. To môže viesť k porušeniu predpisov, právnym problémom alebo konkurenčným nevýhodám. Zákony, ako sú HIPAA a GDPR, a zmluvné požiadavky, ako je PCI DSS, vyžadujú prísne bezpečnostné opatrenia. Porušenie týchto pravidiel môže znamenať, že vaša organizácia bude čeliť významným právnym dôsledkom, ako sú pokuty, žaloby a dokonca trestné obvinenia.

• Závažné následky: Po úniku údajov bude váš tím musieť zvládnuť incident, vyšetriť, ako k nemu došlo, a napraviť akékoľvek problémy. To stojí peniaze, čas a zdroje, ktoré mohli byť využité na bežné obchodné aktivity. Zamestnanci sa môžu cítiť vystresovaní, nahnevaní alebo stratiť dôveru v organizáciu.

Školenie zamestnancov o správnych postupoch zdieľania súborov

Riziká, ktoré sme opísali, ďaleko prevyšujú výhody obchádzania bezpečnostných postupov. Vzdelávanie zamestnancov o zodpovedných praktikách zdieľania súborov je jedným z najlepších spôsobov, ako tieto riziká zmierniť. Tu sú niektoré tipy na efektívne vzdelávanie zamestnancov:

Zamerajte sa na „prečo“
Vysvetlite zamestnancom, prečo sú bezpečnostné opatrenia dôležité. Ukážte príklady škôd spôsobených únikom údajov v iných firmách, aby ste zdôraznili význam správnych protokolov. Diskutujte o tom, ako zraniteľné údaje môžu viesť ku krádeži identity, finančným podvodom a poškodeniu klientov. Pomôžte im pochopiť, že bezpečnosť je zodpovednosťou každého.

Udržujte jednoduchosť
Nezahlcujte zamestnancov zložitými zásadami a postupmi. Poskytnite jednoduché pokyny v zrozumiteľnej forme, pokiaľ možno s vizuálnymi pomôckami.

Pri zdieľaní súborov sa zamerajte na základné princípy, ako sú:

• Zdieľajte súbory iba s oprávnenými osobami.
• Používajte firemné schválené služby na zdieľanie súborov.
• Chráňte a šifrujte citlivé dokumenty heslom.
• Nikdy nezdieľajte prihlasovacie údaje.

Poskytnite zamestnancom bezpečné riešenie na zdieľanie súborov

Jedným zo spôsobov, ako môže vaše IT oddelenie zjednodušiť bezpečnostnú stratégiu, je preveriť a vybrať bezpečné riešenie na zdieľanie súborov, ktoré splní potreby vašej spoločnosti, a následne riadne vyškolenie zamestnancov, ako ho používať. Odporúčané softwérové riešenie môže vášmu tímu pomôcť jednoduchšie sledovať používanie a poskytovať pokyny.

Ponúknite praktické príklady

Prejdite bežné scenáre, s ktorými sa zamestnanci môžu stretnúť, a ukážte správne a nesprávne spôsoby zdieľania informácií. Napríklad predveďte, ako správne zdieľať dokument s kolegom v inej firme v porovnaní s náhodným zdieľaním súboru s neoprávnenými externými používateľmi. Poskytnite zamestnancom príležitosti klásť otázky o nejasnostiach, ktoré môžu mať.

Monitorujte a prehodnocujte

Keď je školenie zamestnancov dokončené, sledujte aktivitu zdieľania súborov, aby ste overili, že zodpovedá zásadám. Poskytujte dodatočné školenie a konštruktívnu spätnú väzbu podľa potreby. Raz ročne prehodnocujte pravidlá a aktualizujte ich, aby odrážali zmeny v technológiách, rizikách a štandardoch súladu. Vykonávajte namátkové kontroly a simulované phishingové kampane, aby ste odhalili a riešili slabiny zamestnancov.

Implementácia bezpečných riešení na zdieľanie súborov

Okrem školenia vašich zamestnancov o postupoch ich musíte vzdelávať aj v používaní bezpečného riešenia na zdieľanie súborov. Zvážte nasledujúce tipy:

• Vykonávajte interaktívne školenia, živé aj nahraté, aby bolo jasné, ako nástroje fungujú a aké sú pokyny na ich správne použitie. Požadujte, aby zamestnanci školenie absolvovali a získali prípadnú certifikáciu, čím sa posilní ich porozumenie.

• Poskytnite ľahko zrozumiteľné štandardné operačné postupy (SOP) a dokumentáciu na firemnom intranete. Zahrňte vizuálne pomôcky, ako sú snímky obrazovky, diagramy a videá. Pravidelne prehodnocujte a aktualizujte zdroje, aby reflektovali prípadné zmeny.

• Pravidelne zasielajte pripomienky o osvedčených bezpečnostných postupoch pre zdieľanie a ukladanie súborov. Opakovane zdôrazňujte „prečo“ za zásadami, aby zamestnanci zostali motivovaní. Napríklad: „Pamätajte, že správne zabezpečenie súborov pomáha chrániť údaje našej spoločnosti a klientov.“

• Choďte príkladom vlastnými činmi a komunikáciou. Ukazujte správanie a prístup zameraný na bezpečnosť, ktorý chcete vidieť u svojich zamestnancov.

Monitorovanie aktivít pri zdieľaní súborov a riešenie porušení

Monitorovanie toho, ako zamestnanci používajú váš systém na zdieľanie súborov, je kľúčové pre udržanie bezpečnosti. Ako sa hovorí, „Čo sa meria, to sa spravuje.“ Pravidelne kontrolujte tieto oblasti:

1. Prehľady užívateľských aktivít
   Preskúmajte prehľady, ktoré ukazujú prístup k súborom, nahrávanie, sťahovanie a zdieľanie zo strany používateľov. Hľadajte akékoľvek neobvyklé nárasty aktivity alebo prístup k citlivým údajom neoprávnenými osobami. Týždenné alebo mesačné namátkové kontroly užívateľskej aktivity sú dobrým spôsobom na overenie dodržiavania bezpečnostných protokolov.
2. Upozornenia na porušenie
   Vaše riešenie na zdieľanie súborov by malo poskytovať upozornenia, keď sú zistené potenciálne porušenia, napríklad ak používateľ prekročí maximálny počet stiahnutí súborov za deň alebo má prístup k súborom, na ktoré nemá oprávnenie. Uistite sa, že na výstrahy o porušení reagujete okamžite, aby ste predišli únikom dát alebo strate informácií. Porozprávajte sa s daným používateľom a prípadne ho znova preškolte o správnych bezpečnostných postupoch. Opakované porušenia môžu vyžadovať dočasné obmedzenie prístupu k systému.
3. Audity
   Vykonávajte pravidelné audity aktivity zdieľania súborov, oprávnení a prístupu používateľov. Overte, že používatelia majú prístup iba k dátam a súborom, ktoré potrebujú na plnenie svojich pracovných úloh. Vyhľadajte neaktívne používateľské účty a deaktivujte ich. Skontrolujte odkazy na zdieľanie a heslá na zodpovedajúci prístup. Audity poskytujú celkový prehľad o tom, ako dobre je vaša stratégia riadenia bezpečnosti súborov implementovaná.

Záverečné myšlienky

Rýchle zhrnutie toho, čo sme doteraz prebrali:

Politika zdieľania súborov, ktorá zahŕňa rôzne aspekty bezpečnosti, je nevyhnutná na to, aby vaši zamestnanci dodržiavali správne protokoly. Začnite definovaním, aké praktiky zdieľania sú povolené a ktoré sú zakázané. Napríklad podporujte zdieľanie súborov v rámci firemnej siete alebo schválenej cloudovej služby s primeranými kontrolami prístupu, používaním silných hesiel a umožnením dvojfaktorového overovania, kedykoľvek je to možné. Naopak, praktiky, ako je zdieľanie súborov prostredníctvom osobných e-mailov, aplikácií na odosielanie správ alebo sociálnych médií, by mali byť odrádzané.

Naučte svoj tím, prečo je bezpečnosť dôležitá. Vysvetlite, ako môžu nedbalé postupy viesť k únikom údajov, narušeniu súkromia a dokonca aj k právnym problémom. Poskytnite príklady z reálneho sveta o dôsledkoch takýchto incidentov. Vaši zamestnanci budú pravdepodobnejšie dodržiavať pravidlá, ak pochopia logiku, ktorá za nimi stojí.

Dôležité je tiež poskytnúť jasné pokyny, ako správne zdieľať a pristupovať k súborom. Ukazujte schválené služby a funkcie krok za krokom. Zdôraznite možnosti ako prístup iba na čítanie a dátum vypršania platnosti na zvýšenú bezpečnosť. Ponúknite priestor na otázky, aby bolo porozumenie kompletné.

Kontrolujte dodržiavanie predpisov a v prípade potreby zamestnancov znovu školte. Hľadajte neautorizované služby na zdieľanie alebo slabé heslá a okamžite riešte problémy. Požadujte pravidelné preskúmanie zásad a testy, aby bezpečnosť zostala na popredí. Sledujte najnovšie osvedčené postupy a podľa toho aktualizujte svoju politiku.

Školenie vášho tímu o osvedčených bezpečnostných postupoch nemusí byť zložité ani časovo náročné. Zamerajte sa na základy, poskytnite praktické príklady a zdroje, ku ktorým sa môžu zamestnanci kedykoľvek obrátiť, a urobte školenie pútavým a interaktívnym. Keď sa zamestnanci cítia vybavení správnymi znalosťami a nástrojmi, pravdepodobnejšie prispejú k posilneniu bezpečnostného postavenia vašej organizácie.

Pre viac informácií nás kontaktujte:

Vilém Raichel, vilem.raichel@bakotech.com +420 734 542 498