5 postupov, ktoré vám pomôžu archivovať e-maily

Dnes viac ako 4 miliardy ľudí na svete posiela a prijíma e-maily každý deň. Ak ide o správy súvisiace s prácou, môžu obsahovať citlivé údaje alebo informácie, ktoré sú pre spoločnosť mimoriadne cenné. Niektoré z nich môžu byť dokonca použité ako dôkaz o súlade alebo použité v súdnom spore. Z tohto dôvodu je archivácia e-mailov už základným obchodným procesom.

Nie každá archivácia sa však robí dobre. Aby sme z tejto funkcie vyťažili maximum, načrtneme päť postupov, ktoré by mal poznať každý, kto je v spoločnosti zodpovedný za archiváciu e-mailov.

Čo NIE JE archivácia?

Archivácia e-mailov zahŕňa viac ako len zálohovanie. Primárnym účelom ich vytvárania je sprístupniť e-maily a zabrániť prerušeniu podnikania v prípade výpadku. Záložné systémy sú však v neustálom cykle výmeny, staré správy sa nahrádzajú novými. To ponecháva medzery, pretože všetky odstránené alebo poškodené e-maily sa po aktualizácii stratia. Archivácia naopak slúži na dlhodobé uchovávanie správ. Účelom je zdieľať e-maily na účely dodržiavania, auditu a regulácie. Archivačný systém správy neprepisuje, ale pridáva ich do archívu. Keď sú e-maily archivované, nie je možné ich meniť ani mazať, čo je dôležité pre dodržiavanie zákonov o uchovávaní a uchovávaní záznamov.

Zoznámte sa s predpismi

Jedným z praktických využití archivácie je zabezpečiť, aby vaša organizácia dodržiavala zákony týkajúce sa vedenia záznamov. Právne požiadavky týkajúce sa e-mailu pokrývajú mnohé aspekty archivácie, ako je doba uloženia, dostupnosť alebo bezpečnosť. Pri výbere nástroja sa uistite, že spĺňa všetky požiadavky potrebné na dodržanie predpisov, ktoré sa vzťahujú na vaše odvetvie.

Automatizácia archivácie

Údržba, ochrana a správa e-mailového archívu, ktorý je v súlade s predpismi, môže výrazne zaťažiť vaše IT oddelenie. Manuálna archivácia prichádzajúcich a odchádzajúcich e-mailov manuálne by zabrala obrovské množstvo času. Tento proces však môžete zjednodušiť automatizáciou. Tým sa zabezpečí okamžitá archivácia a ukladanie správ.

Zjednodušenie procesov

Archivácia musí byť jednoduchá, inak sa pri dodržiavaní jej pravidiel veľmi ľahko pomýlite. Niektoré riešenia sú priamo prepojené s e-mailovými klientmi. Archivácia správ sa stáva neoddeliteľnou súčasťou poštového systému a stáva sa súčasťou bežného pracovného toku používateľov. Je tiež dôležité, že riešenie ponúka centralizované ovládanie, ktoré umožňuje správcom rýchlo archivovať, vyhľadávať a pristupovať k obsahu v celej spoločnosti.

Pevné zabezpečenie je prvoradé

E-maily môžu obsahovať veľmi citlivé údaje, preto by ste mali prijať všetky možné bezpečnostné opatrenia. Archivačné riešenie musí presadzovať viacúrovňové riadenie prístupu založené na povoleniach na ochranu prístupu k správam. Okrem toho by archivované e-maily mali byť šifrované v úložisku aj pri prenose pomocou štandardného šifrovania.

Na rýchlosti záleží

Dokonca aj malé podniky môžu mať stovky e-mailov na vyhľadávanie. Pre väčšie podniky môžu mať tisíce správ uložených v priebehu rokov, aby ich našli. Ak je potrebné prehľadávať archív, archivačný nástroj musí byť rýchly a presný.

Bez ohľadu na to, ktoré riešenie si vyberiete, musí dokonale zodpovedať vašim obchodným potrebám a byť v súlade s vašimi obchodnými procesmi. Musí sa tiež ľahko používať a musí bez problémov fungovať s e-mailovými aplikáciami.

MailStore je ideálne založený na piatich princípoch rýchlej a bezpečnej archivácie a optimalizuje archív tak, aby spĺňal požiadavky každého moderného podniku.

Ak sa chcete dozvedieť viac, kontaktujte Damiana Malinowského, ktorý sa v našej spoločnosti stará o Mailstore.